Digitalizace, která má šetřit čas, ale často jen mění obrazovku
Stát se v posledních letech prezentuje jako moderní organizace, která chce občanům ušetřit cestu na úřad, zrychlit vyřizování a snížit administrativu. Na papíře jde o ambiciózní cíl. V praxi ale digitalizace veřejné správy často znamená hlavně to, že papírový formulář nahradí elektronický, zatímco samotný proces zůstane téměř stejný. Místo jednoho přepážkového úředníka tak přibude několik informačních systémů, které spolu neumějí dobře komunikovat.
Podle veřejně dostupných údajů stát do digitalizace v posledních letech investoval miliardy korun. Jen projekty spojené s eGovernmentem, základními registry, datovými schránkami nebo portály veřejné správy běžely v řádu stovek milionů až jednotek miliard ročně. Přesto se běžný občan stále setkává s tím, že jednou vyplněné údaje musí opakovat na několika místech, úřady si doklady předávají pomalu a některé služby jsou digitální jen napůl.
Problém není jen v technice. Často jde o to, že digitalizace byla postavena na snaze převést existující byrokracii do elektronické podoby, nikoli ji skutečně zjednodušit. Výsledkem je dražší verze téhož.
Miliony do systémů, ale úředníků neubývá
Jedním z nejčastějších argumentů pro digitalizaci bylo, že stát zrychlí oběh informací a díky automatizaci sníží potřebu lidské práce. Realita je jiná. Počet zaměstnanců veřejné správy v Česku v posledních letech neklesal tak, jak by odpovídalo slibům o „štíhlejším státu“. Naopak v některých oblastech přibývají lidé, kteří mají digitální systémy obsluhovat, kontrolovat nebo opravovat chyby.
To je vidět například u datových schránek, které stát zavedl s cílem zrychlit komunikaci mezi úřady, firmami a občany. Systém bezpochyby zjednodušil doručování úředních dokumentů a u firem se stal povinným nástrojem. Jenže zároveň vytvořil novou vrstvu administrativy: automatické upozornění, přeposílání, archivace, technická správa, řešení nefunkčních přístupů a právní režim doručení. Pro úřady to neznamenalo méně práce, ale jiný druh práce.
Podobně fungují i další systémy. Elektronické podání ušetří cestu na úřad, ale ne vždy zkrátí vyřizování. Pokud úředník stejně musí kontrolovat přílohy, ověřovat údaje v jiném systému a žádat doplnění, občan jen přesunul čekání z chodby úřadu na e-mail nebo do datové schránky.
Podle zkušeností samospráv i státních institucí je navíc provoz digitálních řešení nákladný i po spuštění. Nestačí systém postavit, je nutné ho aktualizovat, zabezpečovat proti kyberútokům, propojit s dalšími agendami a udržovat kompatibilitu s novými zákony. Tím se z digitalizace stává dlouhodobý rozpočtový závazek.
Největší slabina: úřady si data neumějí předat samy
Češi mají možnost používat Portál občana, bankovní identitu nebo datové schránky. Na první pohled to vypadá jako výrazný posun. Jenže klíčový problém zůstává: státní systémy nejsou vždy skutečně propojené tak, aby si úřady samy předaly informace, které už jednou mají. Občan tak musí často přinášet výpisy, potvrzení nebo čísla, která stát už dávno eviduje.
Typickým příkladem je situace, kdy jeden úřad vyžaduje doklad z jiného úřadu, přestože oba jsou součástí stejné veřejné správy. Místo principu „obíhá data, ne občan“ se v praxi stále uplatňuje starý model: občan si má zařídit potvrzení, vytisknout ho nebo nahrát a doložit, že splňuje podmínky, které stát sám umí ověřit.
Na tento problém dlouhodobě upozorňují i odborníci na digitální služby. Česká veřejná správa trpí roztříštěností systémů, které vznikaly v různých dobách, pod různými rezorty a často bez jednotné architektury. Jeden úřad pořídil řešení od jednoho dodavatele, jiný od druhého a výsledkem je prostředí, kde se propojení prodražuje a každá změna bolí.
To je důvod, proč některé digitalizační projekty vypadají moderně jen na první pohled. Vstupní obrazovka je přehledná, ale za ní se skrývá komplikované a drahé zázemí. Pro občana je důležitý výsledek: jestli dostane službu rychleji, bez chyb a bez nutnosti běhat mezi úřady. Právě v tom ale český stát často naráží.
Byrokracie v novém kabátě: formulář zůstává, jen je interaktivní
Velká část problémů se netýká technologií, ale způsobu, jakým stát o svých službách přemýšlí. Mnohé digitální formuláře jsou ve skutečnosti jen elektronické kopie papírových předloh. Obsahují stejné kolonky, stejné povinné přílohy a stejnou logiku jako dřív. Rozdíl je jen v tom, že je člověk vyplňuje na displeji.
To je důvod, proč digitalizace často nepůsobí jako reforma, ale jako přesun starého systému do jiného prostředí. Občan stále zadává osobní údaje, rodná čísla, adresy, čísla dokladů a potvrzení. Jen už nečeká ve frontě s pořadovým lístkem, ale u počítače s chybovým hlášením.
Řada lidí také naráží na to, že digitální služby nejsou navržené pro běžného uživatele. Jazyk formulářů je úřednický, instrukce bývají nejasné a procesy nejsou dostatečně intuitivní. Kdo není technicky zdatný, potřebuje pomoc rodiny, účetní, nebo nakonec stejně zajde na pobočku. Tím se část slibované úspory času rozplývá.
U firem je situace ještě citlivější. Každá nová povinnost, hlášení nebo elektronické podání znamená náklady na účetní software, proškolení zaměstnanců a správu přístupů. Digitalizace tedy nemusí znamenat menší administrativní zátěž, ale jen jiný typ nákladů, které se přesouvají z papíru do IT rozpočtů.
Kolik to stojí a proč se náklady vracejí jen pomalu
Veřejná správa v Česku investovala do digitalizace dlouhodobě vysoké částky. Jen budování a provoz klíčových systémů, jako jsou datové schránky, registry, elektronické identity nebo portály služeb, se pohybuje v řádu miliard korun. K tomu je nutné přičíst náklady krajů, obcí a jednotlivých rezortů, které si pořizují vlastní systémy, licence a integrační služby.
Problém je, že návratnost těchto investic se měří obtížně. U soukromé firmy lze spočítat, kolik ušetří automatizací konkrétního procesu. U státu je výsledek rozptýlený: méně cest na úřad, rychlejší doručování, menší spotřeba papíru, ale zároveň vyšší náklady na bezpečnost, infrastrukturu a podporu uživatelů. Navíc část úspor se ztrácí tím, že stát dál provozuje staré agendy paralelně s novými.
Další problém představují zakázky. Veřejné IT projekty v Česku opakovaně narážejí na složitá výběrová řízení, závislost na dodavatelích a drahou údržbu. Jakmile je systém navržen na míru konkrétnímu resortu, vzniká riziko, že stát bude na jednom řešení dlouhodobě závislý. To prodražuje změny a zpomaluje inovace.
Výsledkem je paradox: digitalizace má stát zlevnit, ale bez hlubší reformy procesů často jen vytváří novou nákladovou vrstvu. V rozpočtu přibývají výdaje na software, licence, integrace, kyberbezpečnost a podporu uživatelů, zatímco občan stále nevidí zásadní rozdíl v tom, kolik kroků musí absolvovat.
Co funguje a kde stát musí přestat jen převádět papír do elektronické podoby
Neznamená to, že digitalizace veřejné správy nemá smysl. Tam, kde je dobře navržená, přináší skutečný užitek. Datové schránky zrychlily komunikaci, bankovní identita usnadnila přihlašování k některým službám a část agend, například daňová podání nebo vybrané žádosti, je dnes výrazně dostupnější než dřív. Fungují i některé služby Portálu občana, kde lze získat důležité údaje bez návštěvy úřadu.
Jenže aby digitalizace skutečně snížila zátěž státu i občanů, nestačí jen převést starý formulář do PDF nebo webového rozhraní. Musí se změnit samotný proces. Úřady by měly sdílet data automaticky, využívat jednou získané informace opakovaně a rušit duplicity, které vznikly ještě v době papírových spisů.
Bez toho bude dál platit, že občan sice nechodí tolik na přepážku, ale stále nese hlavní břemeno administrativy. Místo fronty dostane přihlašovací údaje, místo razítka potvrzení o odeslání a místo úředníka chybovou hlášku. A stát bude dál platit za systémy, které jen digitalizují starou byrokracii, místo aby ji skutečně zrušily.
