Vedení účetnictví je základním kamenem každého podnikání. Je to nejen zákonná povinnost, ale i klíčový nástroj pro finanční řízení, plánování a rozhodování. Pro mnoho firem, zejména malých a středních podniků, se stává volba mezi interním a externím vedením účetnictví (outsourcingem) kritickým strategickým rozhodnutím.
1. Co je to Vedení účetnictví?
Účetnictví v širším slova smyslu zahrnuje proces zaznamenávání, klasifikování, sumarizování a interpretace finančních transakcí firmy.
Hlavní druhy účetnictví v ČR
- Účetnictví (dříve podvojné účetnictví): Komplexní systém pro velké a střední firmy, ale i pro menší subjekty, které překročí zákonem stanovené limity (obrat, majetek, počet zaměstnanců) nebo se pro něj dobrovolně rozhodnou. Zaznamenává aktiva, pasiva, náklady, výnosy.
- Daňová evidence (dříve jednoduché účetnictví): Určená primárně pro fyzické osoby podnikající (OSVČ), které neuplatňují paušální výdaje. Sleduje příjmy, výdaje a majetek pro účely stanovení základu daně.
- Paušální daň: Zjednodušený režim pro OSVČ s nejnižším administrativním zatížením. Nevede se daňová evidence ani účetnictví.
Klíčové účetní procesy
- Zpracování dokladů: Příjem a kontrola faktur, pokladních dokladů, bankovních výpisů.
- Účtování: Záznam transakcí do účetních knih (deník, hlavní kniha).
- Evidence majetku: Sledování dlouhodobého i krátkodobého majetku, odpisy.
- Mzdová agenda: Zpracování mezd, odvodů, přehledů pro sociální správu a zdravotní pojišťovny.
- Daňové povinnosti: Výpočty a příprava daňových přiznání (DPH, daň z příjmů, silniční daň, apod.).
- Závěrka: Příprava roční účetní závěrky (rozvaha, výkaz zisku a ztráty) a výroční zprávy.
2. Interní vs. Externí (Outsourced) Vedení Účetnictví
Volba, zda mít účetního zaměstnance ve firmě (interní) nebo využít specializovanou externí firmu, má zásadní dopad na náklady, efektivitu a riziko.
A. Interní Vedení Účetnictví
✅ Výhody
- Rychlá komunikace: Účetní je na místě, k dispozici pro dotazy a předání dokladů.
- Větší kontrola: Přímý dohled nad procesy a termíny.
- Hluboká znalost firmy: Interní účetní zná detaily provozu a specifika transakcí.
❌ Nevýhody
- Vysoké náklady: Mzda, odvody, školení, software, vybavení (počítač, kancelář).
- Závislost na jedné osobě: Riziko chyby nebo nemoci/odchodu zaměstnance.
- Potřeba neustálého školení: Nároky na sledování legislativních změn (daně, DPH, mzdy).
B. Externí Vedení Účetnictví (Outsourcing)
Outsourcing znamená přenesení účetní a daňové agendy na profesionální účetní nebo daňovou kancelář.
✅ Výhody
- Úspora nákladů: Platíte pouze za službu, ne za plný úvazek, software a vybavení.
- Odbornost a kvalita: Externí firma má tým specialistů (účetní, daňoví poradci, mzdoví účetní) s aktuálními znalostmi.
- Nižší riziko chyb: Profesionální firmy obvykle nesou odpovědnost za chyby v účetnictví (jsou pojištěny).
- Flexibilita: Kapacita se přizpůsobí vašim potřebám (růst, sezónní výkyvy).
- Zaměření na core business: Umožní vám soustředit se na hlavní činnost firmy.
❌ Nevýhody
- Delší komunikace: Nutnost předávání dokladů, komunikace probíhá na dálku.
- Nižší kontrola detailů: Menší bezprostřední vhled do detailního průběhu účtování.
- Závislost na externí firmě: Důvěra a výběr správného partnera jsou klíčové.
💡 Doporučení: Externí správa se obzvláště hodí pro start-upy, rychle rostoucí firmy a malé/střední podniky, které nechtějí investovat do interního účetního oddělení.
3. Externí Správa: Nad rámec Účetnictví
Externí správa (outsourcing) často přesahuje pouhé vedení účetních knih a zahrnuje komplexní finanční a administrativní podporu.
Klíčové Služby Externí Správy
| Služba | Popis |
| Daňové poradenství | Optimalizace daňového základu, zastupování před finančním úřadem, komplexní daňové plánování. |
| Mzdová agenda (HR) | Komplexní správa mezd, přihlášky/odhlášky zaměstnanců, ELDP, komunikace s úřady. |
| Finanční analýza | Příprava pravidelných reportů (cash flow, ziskovost), pomoc s finančním plánováním a rozpočty. |
| Reporting pro management | Speciální výstupy pro rozhodování managementu (reporting IFRS, US GAAP, apod.). |
| Administrativní podpora | Fakturace, správa datových schránek, elektronická archivace dokumentů. |
4. Jak vybrat správnou externí účetní firmu?
Výběr partnera je klíčový. Jde o citlivá firemní data a vaši finanční budoucnost.
- Zkušenosti a reference: Zjistěte, s jakými firmami ve vašem oboru spolupracují a jaké mají reference.
- Pojištění odpovědnosti: Profesionální firma by měla být dostatečně pojištěna pro případ chyby.
- Tým a kvalifikace: Měli by mít v týmu nejen kvalitní účetní, ale ideálně i daňového poradce a zkušenosti pro vedení účetnictví pro firmu v zahraničí.
- Komunikace a dostupnost: Jakým způsobem probíhá předávání dokladů (osobně, digitálně, skenování)? Jak rychle odpovídají?
- Cena vs. Rozsah služeb: Nejlevnější nabídka nemusí být nejlepší. Porovnejte, co je zahrnuto v ceně (např. zda jsou v ceně i konzultace a daňové poradenství).
5. Digitalizace a Budoucnost Účetnictví
Moderní externí správa se neobejde bez digitalizace. Elektronizace dokumentů a online přístup k datům je standard.
- Cloudové účetní systémy: Umožňují účetní firmě a klientovi pracovat v reálném čase se stejnými daty.
- OCR (Optical Character Recognition): Software pro automatické vytěžování dat z faktur a jejich automatické zaúčtování.
- Datové schránky a e-fakturace: Zajišťují rychlou, bezpečnou a legislativně ověřenou výměnu dokumentů s úřady a partnery.
Vedení účetnictví a jeho externí správa je moderní, efektivní a bezpečná cesta pro řízení finančních záležitostí firmy. Zatímco interní účetnictví nabízí maximální kontrolu, outsourcing přináší vyšší odbornost, minimalizaci rizik a finanční úspory, a to vše s možností soustředit se na růst a klíčové aktivity vašeho podnikání. Pečlivý výběr partnera a důraz na moderní digitální procesy jsou klíčem k úspěšné externí správě.